Canastas navideñas para empresas: 7 pasos para tomar pedidos

Martes 24 de noviembre, 10 de la mañana, en tu chocolatería. Te escribe la asistente de un despacho contable: quieren 40 canastas para sus clientes, entregadas el viernes 18 de diciembre, «con factura, por favor». Le mandas fotos por WhatsApp, te contesta que le gusta la mediana pero con una botella de vino, y que si se puede poner una tarjeta con su logo.

El 3 de diciembre te pide cinco más. El 10 te avisa que siempre no llevan vino. El 17 en la noche te pide la factura y descubres que nunca le pediste su constancia fiscal. El 18 entregas, y en enero sigues esperando el resto del pago porque su contador «no encuentra el comprobante».

Un pedido corporativo puede ser tu mejor venta del año: cuarenta canastas iguales, una sola entrega y un cliente que vuelve en diciembre siguiente. Pero se toma distinto a una venta de mostrador. Estos son siete pasos para tomarlo bien, con lo que dice la ley detrás de cada uno.

De dónde viene la canasta de fin de año

Mandar comida como regalo de Navidad es una costumbre vieja. El correo británico empezó a recoger y entregar paquetes grandes en 1883, y según The Times, en 1889 cien mil de los paquetes de la temporada eran pavos, aves o caza (Postal Museum). En España la cesta de Navidad llegó a los contratos colectivos, y el Tribunal Supremo la considera parte del salario cuando se entrega cada año (Revista de Jurisprudencia Laboral, BOE).

En México, la Revista del Consumidor de Profeco recordaba en su número de diciembre de 2009 que en las posadas se regalan «aguinaldos»: bolsitas o canastas con dulces, frutas y colaciones. Hoy las piden las empresas para sus clientes, sus proveedores y su equipo, y casi todas con factura.

Las fechas de esta temporada

• El aguinaldo se paga antes del 20 de diciembre (Ley Federal del Trabajo, artículo 87), que este año cae en domingo. Muchas empresas reparten sus regalos esa misma semana.
• Los días de descanso obligatorio son el viernes 25 de diciembre y el viernes 1 de enero (artículo 74). Tu cliente no recibe nada esos días, y es probable que tú tampoco abras.
• Las posadas van del 16 al 24 de diciembre. En una encuesta de El Financiero en la Ciudad de México, más de la mitad de los entrevistados dijo que planeaba dar regalos e ir a posadas con amigos y compañeros (El Financiero, 22 de diciembre de 2025).
• Los clientes de tus clientes se van de vacaciones. El Instituto Nacional de la Economía Social recomienda a los negocios enviar sus regalos con anticipación, de preferencia antes del periodo de vacaciones (INAES).

Paso 1: Un catálogo corporativo con precio total

Ofrece tres canastas, no veinte: una chica, una mediana y una grande, cada una con foto, la lista exacta de lo que lleva y su precio. Si haces tarjeta con el logo del cliente, moño de su color o caja impresa, dilo como extra con su costo.

El precio que publicas es el total, con impuestos incluidos. Lo pide la Ley Federal de Protección al Consumidor en su artículo 7 Bis, y también evita la sorpresa de la factura. Ojo: el vino, los licores y algunos chocolates y dulces llevan un impuesto especial (IEPS) además del IVA, y en una canasta mixta cada producto lleva el suyo (Ley del IEPS, artículo 2). Revisa tus precios con tu contador antes de mandar la primera cotización.

Paso 2: Pon fecha límite de pedidos

Decide hoy hasta qué día recibes pedidos y cuántas canastas puedes preparar por día. Un ejemplo: pedidos hasta el lunes 7 de diciembre, entregas del 14 al 22. Con esa fecha sabes cuánto producto comprar y no aceptas en la última semana un pedido que no vas a poder cumplir.

Si alguien pide después, ofrécele lo que sí tienes listo, no lo que tendrías que conseguir.

Paso 3: Pide los datos para facturar desde el primer mensaje

Una empresa necesita factura con sus datos; la factura global al público en general no le sirve para deducir ni acreditar (SAT, guía del CFDI global). Con la factura 4.0 te tiene que dar su RFC, su nombre o razón social tal como aparece en su constancia, su código postal fiscal, su régimen y el uso que le dará a la factura (SAT). Lo más fácil es pedirle su constancia de situación fiscal y copiar los datos de ahí.

Pídela junto con el pedido, no el día de la entrega. En los datos para facturar que debes pedirle a tu cliente está cada uno explicado.

Paso 4: Cobra la mitad al confirmar y factura como se debe

Pedir la mitad por adelantado es lo normal en un pedido grande: con eso compras la mercancía. Lo que cambia es cómo se factura. La guía de llenado del CFDI del SAT dice que si ya acordaron qué se entrega y a qué precio, y el cliente paga una parte, es una venta en parcialidades y no un anticipo. Se hace una factura por el total como pago en parcialidades (PPD) y un complemento por cada pago que recibes.

La factura de anticipo queda para cuando todavía no se define el contenido o el precio, por ejemplo si el cliente apartó fecha pero no ha escogido la canasta.

Paso 5: Confirma todo en un solo mensaje

Antes del primer pago, manda un mensaje o correo con todo lo acordado y pide que te conteste «de acuerdo»:

• Qué: cuántas canastas de cada tipo y qué lleva cada una.
• Cuánto: el precio total, el anticipo y cuándo se paga el resto.
• Cuándo y dónde: día, horario y dirección de entrega, y quién recibe.
• Personalización: el logo o el texto de la tarjeta, que el cliente te manda por escrito.
• Cambios: hasta qué día se pueden agregar o quitar canastas, y qué pasa si cambian el contenido cuando ya compraste el producto.

El artículo 7 de la ley del consumidor te pide respetar los precios, plazos y condiciones que ofreciste. Ese mensaje te protege a ti: cuando te piden cinco canastas más el 17 de diciembre, los dos saben qué estaba acordado.

Paso 6: Si lleva alcohol, revisa tu permiso y la etiqueta

Vender bebidas alcohólicas necesita autorización, y las reglas cambian por estado y municipio. En la Ciudad de México, por ejemplo, una tienda de abarrotes o comestibles solo puede venderlas en envase cerrado (artículo 36), y un negocio en casa no tiene autorización para vender alcohol por ese solo hecho (artículo 37 de la Ley de Establecimientos Mercantiles). Si no tienes permiso, ofrece la canasta sin botella y deja que el cliente la agregue por su cuenta.

Al envolver, no quites ni tapes la etiqueta de la botella. La NOM-142 obliga al fabricante a poner sus datos y la leyenda de salud, y tu cliente tiene que poder leerlos.

Paso 7: Ten lista la respuesta a «¿esto es deducible?»

Es la pregunta que más vas a recibir, y la respuesta no es tuya. Lo que dice la ley:

• Regalos a clientes. La Ley del ISR no permite deducir obsequios y atenciones, salvo los que estén directamente relacionados con la venta de sus productos o servicios y se ofrezcan a sus clientes en forma general (artículo 28, fracción III).
• Canastas para su equipo. Pueden contar como previsión social si se dan en forma general a todos los trabajadores (artículo 27, fracción XI), y la deducción tiene límites (artículo 28, fracción XXX).

Contesta así: «Te doy la factura con tus datos y con cada producto desglosado; si es deducible lo confirma tu contador». Prometer lo contrario te puede costar el cliente en marzo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo darle factura a una empresa si soy persona física?

Sí. Lo que necesitas es poder emitir facturas con tus datos y los del cliente. Si hoy solo haces factura global, pregúntale a tu contador cómo emitir facturas a nombre de cada cliente antes de aceptar el pedido.

¿Cuánto pido de anticipo?

La ley no fija una cantidad. La mitad al confirmar y el resto antes o el día de la entrega es lo más común en pedidos grandes. Lo importante es que esté escrito en el mensaje de confirmación.

¿Qué hago si me piden canastas después de mi fecha límite?

Ofrece lo que ya tienes listo o una canasta más sencilla con entrega después de cierta fecha. Si aceptas todo, el que pierde es el cliente que pidió a tiempo.

Ideas para aprovecharlo en tu negocio

Lo que más tiempo te quita en un pedido corporativo no es preparar las canastas, es contestar las mismas preguntas a cada empresa: qué lleva cada una, cuánto cuesta con factura y hasta qué día se pide. Con Epic las contestas una vez en tu página y te quedas con los datos de quien pregunta.

• Si tienes una chocolatería, publica tus tres canastas corporativas con foto, contenido y precio total, y escribe al final tu fecha límite de pedidos. Tu asistente contesta qué lleva cada una y qué datos necesitas para facturar, y le pide nombre y teléfono a quien cotiza para que tú le confirmes.
• Si tienes una panadería, comparte en tu WhatsApp y en tu Instagram un solo link con tus cajas de pan de temporada para oficinas. Cada empresa que pregunta queda en tu tablero, y en la segunda semana de diciembre sabes a quién le falta confirmar.
• Si tienes una vinatería, haz una página aparte solo para pedidos corporativos, con su propio asistente, para que las preguntas de las empresas no se mezclen con las de tus clientes de mostrador.
• Si tu cliente quiere pagar en línea, el carrito con cobro le permite pagar las canastas desde tu página, y el pago entra a tu propia cuenta de Mercado Pago.

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